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文書で自分の意見を発信する場合、「何を言うか（書くか）」だけでなく、「どう見せるか」もとても重要な要素になります。レイアウトの話ですね。
いくらいいことを書いても、それが読みづらければ結局相手に受け取ってもらえません。そこで今回は「読ませる工夫」について書きます。
「見た目」は発信力と連動している
メッセージが相手に伝わるためには、「見た目」も重要です。いくらいいことを書いていても、見た目の印象が「分かりにくそう」だと、読み手は読む気をなくしてしまいます。文章は読み手が能動的に読まなければいけませんので、「読ませる工夫」も必要なのです。
「見た目が大事」といっても、格好いいフォントを使ったり、カラフルにしたりすることではありません。気を付けることは、この2つです。
1）読み手が重要なポイントを「ぱっと見」で分かるようにすること
→「箇条書き」「グラフ」の活用
2）読み手の心理的負担を減らすこと
→「改行」「段落わけ」「ホワイトスペース」の活用
【箇条書き】
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当社が今期、重点課題として取り組むことは、製品ラインナップを拡充させ、現状の10商品から30商品に増やすことと、顧客満足度を上げることです。それに伴い企画開発をする人材を3人中途採用して社内体制を整えます。コールセンターの拡充も顧客満足度の向上に書かせませんね。そして、みんなで力を合わせて、売上を150%にすることが目標です。
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この文章を箇条書きにしてみましょう。
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当社が今期重点課題として取り組むのは以下の5点です。
1．製品ラインナップを拡充させ、現状の10商品から30商品に増やす
2．顧客満足度を上げる
3．企画開発をする人材を3人中途採用して社内体制を整える
4．顧客満足度を向上させるために、コールセンターを拡充する 5．売上を150%にする
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箇条書きにすれば、自分が伝えたい内容、発信したい主張が相手に伝わりやすくなります。ただ、この時に注意があります。
箇条書きとは、ただ単に言いたいことを1行ずつ分けて書けばいいのではありません。箇条書きにするときは、なるべく同じ話題はまとめて書くようにします。また、時系列にしたり、より規模が大きいテーマ、重要度が高いテーマから順に書くようにすると、読み手がより理解しやすくなります。
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当社が今期重点課題として取り組むのは以下の5点です。
1．売上を150%にする（※一番重要なテーマ）
2．製品ラインナップを拡充させ、現状の10商品から30商品に増やす（※「売上」について）
3．顧客満足度を上げる（※「顧客満足」について）
4．顧客満足度を向上させるために、コールセンターを拡充する（※「顧客満足」について）
5．企画開発をする人材を3人中途採用して社内体制を整える
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グラフを効果的に使う
資料やブログ記事の中に、グラフを入れて説明すれば、メッセージをより分かりやすく伝えることができます。ただし、伝えたい内容に合ったグラフを的確に使わないと、かえって分かりづらくなってしまいます。
そこで、各グラフが表している項目と、正しい使い方を改めて整理しておきます。
【円グラフ】
円グラフは、全体を100%とし、各項目がどのくらいの割合になるのかを表しています。たとえば、自動車の「生産台数割合」などは円グラフで表現されます。日本で生産されている自動車のうち、各メーカーがどのくらいずつ生産しているかをグラフにするんです。
「円」を分割して表現することで、100%のうち誰がどれだけの割合を持っているかを視覚的に表現しているんですね。パッと見で、A社が半分近くも持っていることがわかりますよね。でも、もしこの自動車メーカーの生産台数割合を棒グラフにすると、いまいちよくわらなくなってしまいます。
各自動車メーカーの割合を見せるには、円グラフの方が適しています。なので、円グラフが出てきたら「各項目の割合を見せたいだな」という目で見ると、グラフをすばやく理解できます。他にも、男女比や、家計簿の支出割合など、とにかく比率を表すのには円グラフが有効です。
