メールをため込んでしまったときはすぐ返せるメールから返信する
休み明けや繁忙期などで、メールボックスを開けたらメールが何十通もたまっていた。こんなときは、1つずつのメール返信自体は難しくなくても、処理しなければいけない「数」に圧倒されてイヤになってしまいがちです。そういう場合、まずは「数を減らす」と精神的にラクになります。
ここでのポイントは、「古いメールから順番に片づけようとしない」こと。
メールをもらってから時間がたてばたつほど、返信の手間は増えます。なぜなら、時間がたったメールは、「眠っている」のと同じ状態なので、「起こす」だけでも手間がかかるからです。記憶があいまいになってくると、思い出すだけでもエネルギーを使います。さらに、出だしから対応するのに工夫が必要なメールに当たると、それだけでせっかくのやる気を削ぐことにもなりかねません。
メールがたまってしまったときは、すぐに返信できるものから処理します。「受け取りました」「のちほど確認します」の一言で問題ないメールのみ、サクサク返信していくのです。次に、定型文、ひな型で対応できるメールを返信します。